L'inventaire est souvent une opération de nuit : fermer, tout compter, saisir les écarts avant le matin. Dans un système unique qui voit chaque mouvement en temps réel, ce n'est pas nécessaire.
Pourquoi on peut compter pendant l'activité
Les documents de stock, les ventes en caisse et la production enregistrent les mouvements immédiatement dans la même base de données. Quand vous comptez un rayonnage, le système sait ce qui en a été vendu entre-temps et compare votre état à celui du moment du comptage, et non à celui du matin. Le résultat tombe juste même dans un magasin ouvert.
Trois méthodes d'inventaire
- Par emplacement. L'entrepôt est une arborescence d'emplacements avec des étiquettes QR. Vous scannez un rayonnage et ne comptez que ce qui doit s'y trouver.
- Par article. Vous choisissez une catégorie, par exemple les boissons, et la parcourez en une demi-heure.
- Contrôles aléatoires. Chaque jour, le système sélectionne quelques articles à vérifier. En un mois, tout l'entrepôt est passé en revue sans une seule nuit d'inventaire.
Ce qu'il faut
- le module ERP avec les parties entrepôts et emplacements, documents de stock et inventaires,
- l'application mobile avec scanner, ou un scanner professionnel de la boutique,
- des étiquettes QR sur les rayonnages, que le système imprime lui-même.
À quoi ressemble un écart
L'écart entre l'état compté et l'état enregistré est créé sous forme de document de stock avec auteur, horodatage et motif. Les états d'origine ne sont pas écrasés, le journal d'audit conserve l'historique. Lors d'un contrôle, vous savez dire qui, quand et pourquoi.
Pour la restauration : matières premières et recettes
Dans un restaurant, le POS décrémente les matières premières selon les recettes à chaque vente. L'inventaire des matières premières compare ensuite l'état réel à la consommation théorique selon les recettes et montre où se situent les pertes.
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