La raison la plus fréquente pour laquelle les entreprises restent sur leur ancien système n'est ni le prix ni les fonctionnalités. C'est la peur du transfert des données. Cet article décrit comment nous réalisons la migration et ce qui est réellement transféré.
Ce qui est transféré
- Référentiels : articles avec codes, variantes et conditionnements, partenaires (clients et fournisseurs), tarifs, entrepôts et emplacements, utilisateurs et rôles.
- États : stocks actuels, commandes ouvertes, factures impayées, abonnements et réservations en cours.
- Historique : documents clôturés avec leurs numéros et dates d'origine, mouvements de stock, historique client.
L'ordre est important : d'abord les référentiels, puis les états, enfin l'historique. Chaque étape est vérifiée avant de passer à la suivante.
D'où viennent les données
Des exports de l'ancien système (CSV, XLSX, ISDOC pour les documents), de sauvegardes de bases de données ou via l'API, si l'ancien système en dispose. Le module ERP propose l'import et l'export comme fonction à part entière, si bien qu'une petite entreprise charge elle-même ses référentiels.
Comment l'exhaustivité est vérifiée
Après chaque étape, nous comparons les nombres et les totaux : nombre d'articles, nombre de partenaires, total des stocks valorisés au prix d'achat, total des factures impayées. L'écart doit être nul, sinon l'étape est refaite. C'est la raison pour laquelle nous ne faisons pas de migration « pendant le week-end, on verra bien ».
Ce qu'il vaut mieux laisser dans l'ancien système
Il est parfois judicieux de ne transférer que les référentiels et les états, et de laisser l'historique dans l'ancien système en consultation. C'est le cas des données plus anciennes que le délai légal de conservation, ou des systèmes dont l'export de l'historique coûte plus cher que sa valeur. Nous prenons cette décision ensemble lors de l'analyse.
Lors d'un déploiement Enterprise
Pour les moyennes et grandes entreprises, la migration fait partie d'un déploiement clés en main : analyse chez vous, conception à prix fixe, paramétrage, intégrations et migration, formations via Edunetto, remise. Le calendrier et les étapes figurent dans la section Enterprise. Vous voyez un système de démonstration avec vos données avant de vous décider.
Une petite entreprise s'en sort seule : composez votre système, chargez vos référentiels et commencez.